نحوه ثبت پرداخت ها در حسابداری

ثبت پرداخت ها در حسابداری را می توان به عنوان «حساب های پرداختنی» نامید که به معنای کل مبلغی است که یک شرکت معین به شرکت ها یا تأمین کنندگان برای محصولات یا خدمات بدهکار است. علاوه بر این، مانده حساب های پرداختنی در ترازنامه به ویژه در بخش بدهی های جاری منعکس می شود و شامل تمام صورتحساب هایی است که باید پرداخت شود.

به عنوان مثال، شرکتی که به تازگی لوازم اداری خود را از شرکت B خریداری کرده و فاکتوری معادل 500 دلار دریافت کرده است، باید مبلغ را در دفتر حساب های پرداختنی خود ثبت کند و آن را در تاریخ سررسید یا قبل از آن پرداخت کند تا جریان نقدی خود را بهبود بخشد و از جریمه دیرکرد جلوگیری کند..

حساب های پرداختنی در مقابل حساب های دریافتنی

حساب های پرداختنی و حساب های دریافتنی مفاهیم حسابداری هستند که در حسابداری تعهدی برای ثبت تراکنش ها در زمانی که پول نقد رد و بدل نمی شود استفاده می شود. حساب های پرداختنی توسط یک شرکت هنگام خرید نسیه کالا و خدمات ثبت می شود و در دوره آینده پرداخت می شود. حساب های پرداختنی از بدهی های جاری شرکت محسوب می شود.

حساب های دریافتنی برعکس است، زیرا در جایی است که یک شرکت فروش کالا یا خدمات خود را به دیگری ثبت می کند اما هنوز هیچ وجهی جمع آوری نکرده است. حساب های دریافتنی از دارایی های جاری شرکت ثبت محسوب می شود.

نمونه ای از نحوه ثبت پرداخت در حسابداری

فرض کنید شرکتی به نام Bags Unlimited 100 کیسه نایلونی را به شرکت B فروخت و هر دو شرکت در سررسید مشخصی توافق کردند. Bags Unlimited فاکتور خود را ارسال می کند و تاریخ سررسید را طبق توافق طرفین 15 دسامبر می نویسد. این معامله را به عنوان یک حساب دریافتنی ثبت می کند در حالی که شرکت B آن را به عنوان حساب پرداختنی ثبت می کند.

آیا حساب های پرداختنی بدهکار است یا اعتبار؟

سوال بالا به دلیل اصطلاحات مورد استفاده در حسابداری، برخی را گیج می کند. به عنوان مثال، حساب های پرداختنی به دلیل اینکه شامل خرید نسیه کالا می شود، بدهی یک شرکت محسوب می شود. اما در حسابداری دوبار ورود، افزایش حساب های پرداختنی همیشه به عنوان اعتبار ثبت می شود.

مانده اعتباری در حساب های پرداختنی کل مبلغی است که یک شرکت به تامین کنندگان خود بدهکار است. پس از دریافت فاکتور، مبلغ بدهی ثبت می شود که در نتیجه موجودی اعتبار را افزایش می دهد.

هنگام پرداخت فاکتور، مبلغ به عنوان بدهکار به حساب های پرداختنی ثبت می شود. بنابراین، مانده اعتبار را کاهش می دهد. هرچه حساب های پرداختنی بیشتر باشد، مانده اعتباری آن بیشتر است و هر چه حساب های پرداختنی کمتر باشد، مانده اعتباری آن کمتر است.

فرآیند حساب های پرداختنی

فرآیند قابل پرداخت حساب به نظر می رسد مانند یک کار آسان است ، اما این امر مستلزم بررسی دقیق فاکتورها است زیرا کوچکترین خطاها می تواند ضررهای بزرگی را برای یک شرکت افزایش دهد. در حقیقت ، همه شرکت ها ، به ویژه شرکت های بزرگ و دیرینه ، نیاز به اتخاذ یک سیستم قابل پرداخت حساب های خودکار دارند تا اطمینان حاصل کنند که روند زیر به طور دقیق انجام شده است.

1. دریافت فاکتور

اولین قدم ، دریافت فاکتور است که می توان از طریق کانال های مختلف مانند ایمیل ، نمابر یا پیک انجام شد.

2. ارسال به فرد مناسب

از آنجا که فقط می تواند از طریق نامه یا از طریق ایمیل شرکت وارد شود ، باید به شخص مناسب ارسال شود ، که ممکن است در صورت وجود چنین موقعیتی ، حسابدار ، مدیر ، حسابدار یا متخصص قابل پرداخت باشد.

3. وارد کردن جزئیات

پس از رسیدن به دست شخص صحیح ، جزئیات فاکتور سپس به پرونده ای مانند صفحه گسترده یا سیستم حسابداری وارد می شود که ذخیره می شود.

4. تأیید فاکتورها

تأیید فاکتورها بسیار مهم است. در حالت ایده آل ، قبل از پرداخت پرداخت ، هر فاکتور باید از بررسی دقیق و سخت استفاده کند تا اطمینان حاصل شود که همه فاکتورها معتبر و مجاز هستند. در حقیقت ، نکات مختلفی وجود دارد که باید به طور خاص بررسی شوند ، از جمله:

• پیش تصویب هزینه یا سفارش خرید صادر شده توسط شرکت
• ورود کالاهای خریداری شده قبل از پرداخت
• تکینگی فاکتور
• قراردادها و توافق نامه ها با تأمین کنندگان

5. صدور چک

پس از اتمام مراحل و تأیید فاکتور ، حسابدار چک ها را ایجاد می کند و مبلغ پرداخت شده در هر چک را مشخص می کند. آنها در پاکت نامه ها بسته می شوند ، با آدرس های مناسب برچسب خورده و به گیرندگان در نظر گرفته شده ارسال می شوند.

مراحل فوق در یک سیستم قابل پرداخت حساب های دستی است. از آنجا که بسیار خسته کننده و وقت گیر است ، با احتمال زیاد خطاها ، یک سیستم خودکار بسیار توصیه می شود.

ویژگی های یک سیستم قابل پرداخت حساب های خوب

یک فرآیند قابل پرداخت حساب های دقیق منجر به صورتهای مالی دقیق می شود که در نهایت منجر به موفقیت یک شرکت می شود. یک سیستم قابل پرداخت حساب های قابل پرداخت ویژگی های زیر را نشان می دهد.

• فاکتورهای قانونی نه فقط به طور دقیق بلکه به موقع پردازش می شوند.
• فاکتورها در حساب های صحیح ثبت می شوند.
• هزینه های فرآوری نشده تنظیم می شوند.

قرائت های مرتبط

با تشکر از شما برای خواندن راهنمای CFI در مورد نحوه ضبط پرداخت در حسابداری. برای ادامه پیشرفت شغل خود ، منابع اضافی CFI در زیر مفید خواهد بود:

• نظریه حسابداری مالی
• راهنمای ورودی مجله
• پیش بینی موارد خط ترازنامه
• راهنمای حساب T
• همه منابع حسابداری را مشاهده کنید

• این مقاله را به اشتراک بگذارید